Obec­ny tekst jest dzie­sią­tym z serii arty­ku­łów poru­sza­ją­cych tema­ty praw­ne, któ­re w ostat­nim cza­sie nabra­ły szcze­gól­ne­go znaczenia.

W sytu­acji nie­moż­no­ści podró­żo­wa­nia za gra­ni­cę, czę­ściej niż dotych­czas miesz­kań­cy Kana­dy, któ­rzy muszą doko­nać czyn­no­ści praw­nych w Pol­sce, zmu­sze­ni są do udzie­la­nia peł­no­moc­nictw oso­bom znaj­du­ją­cym się w Pol­sce. Jakie są zasa­dy spo­rzą­dza­nia i jaka jest pro­ce­du­ra wyko­ny­wa­nia takich pełnomocnictw?

Ogól­nie mówiąc, pra­wo pol­skie dopusz­cza do obro­tu praw­ne­go w Pol­sce peł­no­moc­nic­twa z zagra­ni­cy pod warun­kiem, że zosta­ły one spo­rzą­dzo­ne w zgo­dzie z pra­wem miej­sca, w któ­rym je spo­rzą­dzo­no. A zatem peł­no­moc­nic­two spo­rzą­dzo­ne w Onta­rio musi być spo­rzą­dzo­ne zgod­nie z pra­wem tej pro­win­cji, aby zosta­ło dopusz­czo­ne do obro­tu praw­ne­go w Polsce.

Reklama

Oso­by otrzy­mu­ją­ce w tych spra­wach instruk­cje z Pol­ski czę­sto są instru­owa­ne przez pol­skich praw­ni­ków, nota­riu­szy lub urzę­dy wyma­ga­ją­ce takie­go doku­men­tu, aby przed dostar­cze­niem do Pol­ski, doku­men­ty te zosta­ły zaopa­trzo­ne w tzw. klau­zu­lę apo­stil­le. Klau­zu­la apo­stil­le to krót­kie poświad­cze­nie w kra­ju spo­rzą­dze­nia doku­men­tu co do auten­tycz­no­ści pod­pi­su i cha­rak­te­ru w jakim dzia­ła oso­ba sygnu­ją­ca doku­ment oraz toż­sa­mo­ści pie­czę­ci, w któ­rą zaopa­trzo­ny jest doku­ment. Acz­kol­wiek klau­zu­la apo­stil­le ma zasto­so­wa­nie w Euro­pie i Sta­nach Zjed­no­czo­nych, nie ma ona zasto­so­wa­nia w Kana­dzie. Odpo­wied­ni­kiem sto­so­wa­nia tej klau­zu­li jest tzw. pro­ces „lega­li­za­cji” ofi­cjal­nych doku­men­tów praw­nych spo­rzą­dzo­nych na tere­nie pro­win­cji lub w imie­niu władz fede­ral­nych przez pla­ców­ki dyplo­ma­tycz­ne kra­jów, do któ­rych doku­men­ty te będą dostarczone.

Co to jest „lega­li­za­cja”?

Przez „lega­li­za­cję” rozu­mie się potwier­dze­nie, iż doku­ment został spo­rzą­dzo­ny z zacho­wa­niem wymo­gów praw­nych i pro­ce­du­ral­nych obo­wią­zu­ją­cych w miej­scu jego spo­rzą­dze­nia i że może być przed­sta­wio­ny i praw­nie uży­ty na tere­nie inne­go kra­ju, w tym rów­nież w Polsce.

Czy wszyst­kie peł­no­moc­nic­twa spo­rzą­dza­ne do Pol­ski muszą być „lega­li­zo­wa­ne”?

Nie­ko­niecz­nie. Odpo­wiedź i decy­zja w tej spra­wie zale­ży od stro­ny pol­skiej. Z pew­no­ścią muszą pod­le­gać temu pro­ce­so­wi peł­no­moc­nic­twa doty­czą­ce czyn­no­ści zwią­za­nych z obro­tem nie­ru­cho­mo­ści w Pol­sce. Jest to wymóg pra­wa pol­skie­go. Jed­nak peł­no­moc­nic­twa doty­czą­ce innych czyn­no­ści nie­ko­niecz­nie muszą pod­le­gać tej pro­ce­du­rze. Oso­by pra­gną­ce taki doku­ment spo­rzą­dzić win­ny dokład­nie się dowie­dzieć od osób lub insty­tu­cji w Pol­sce, któ­re będą ten doku­ment przyj­mo­wa­ły, czy wyma­ga­ją jego „lega­li­za­cji” czy nie.

Jaki jest pro­ces jeże­li „lega­li­za­cja” jest wymagana?

Po pierw­sze, doku­ment musi być spo­rzą­dzo­ny we wła­ści­wym for­ma­cie i w taki spo­sób, aby poza tre­ścią zasad­ni­czą zawie­rał sek­cje infor­mu­ją­ce o potwier­dze­niu go przez dwóch świad­ków. Po dru­gie, świad­ko­wie muszą speł­niać wymo­gi pra­wa Onta­rio regu­lu­ją­ce­go kto może peł­nić taką funk­cję. A zatem, świad­kiem nie może być oso­ba zain­te­re­so­wa­na jego tre­ścią lub spo­krew­nio­na z moco­daw­cą. Nie może to być rów­nież oso­ba, któ­rą moco­daw­ca wyzna­cza na swo­je­go peł­no­moc­ni­ka, ani jej mał­żo­nek. Świad­ko­wie muszą być obec­ni w momen­cie spo­rzą­dza­nia peł­no­moc­nic­twa i muszą się upew­nić, że moco­daw­ca jest peł­no­let­ni, wie co robi, orien­tu­je się co do kon­se­kwen­cji swo­je­go aktu, i jest świa­do­my umysłowo.

Po trze­cie, akt potwier­dze­nia przez świad­ków będzie musiał być dodat­ko­wo potwier­dzo­ny przez adwokata/notariusza przy pomo­cy poświad­cze­nia nota­rial­ne­go. Po czwar­te, doku­ment ten musi być przed­sta­wio­ny w urzę­dzie Pro­win­cji Onta­rio – Offi­cial Docu­ment Servi­ces w Toron­to – do dodat­ko­wej wery­fi­ka­cji kwa­li­fi­ka­cji adwokata/notariusza, któ­ry doko­nał poświad­cze­nia. Doko­nu­je się tej czyn­no­ści dość szyb­ko poprzez oso­bi­ste przed­sta­wie­nie doku­men­tu, do któ­re­go urzęd­nik dołą­cza urzę­do­we potwier­dze­nie wła­ści­wo­ści wyko­na­nia przez notariusza/adwokata. Ta ostat­nia czyn­ność może być rów­nież doko­na­na dro­gą kore­spon­den­cyj­ną poprzez Mini­ster­stwo Spraw Zagra­nicz­nych Kana­dy w Otta­wie, któ­rej ze wzglę­dów cza­so­wych prak­tycz­nie nikt nie używa.

W chwi­li obec­nej, nale­ży pamię­tać, iż na czas, gdy obo­wią­zu­je Emer­gen­cy Mana­ge­ment and Civil Pro­tec­tion Act, spe­cjal­ne roz­po­rzą­dze­nia Rzą­du Pro­win­cji Onta­rio z dnia 7 i 22 kwiet­nia wpro­wa­dzi­ły tym­cza­so­wą pro­ce­du­rę umoż­li­wia­ją­cą pod­pi­sy­wa­nie peł­no­moc­nictw (Powers of Attor­ney) w obec­no­ści świad­ków, któ­rzy w chwi­li skła­da­nia pod­pi­su przez oso­bę spo­rzą­dza­ją­cą ten doku­ment są z nią w kon­tak­cie wizu­al­nym przy pomo­cy „tech­no­lo­gii komu­ni­ka­cji audio-wizu­al­nej”. A zatem oso­ba pod­pi­su­ją­ca peł­no­moc­nic­two oraz świad­ko­wie nie muszą być w bez­po­śred­nim per­so­nal­nym kon­tak­cie w chwi­li pod­pi­sy­wa­nia doku­men­tu. Jed­nak jed­nym z kil­ku wymo­gów w tym zakre­sie zawar­tych w tych roz­po­rzą­dze­niach jest, aby przy­naj­mniej jed­na z osób będą­cych świad­kiem posia­da­ła licen­cję na pod­sta­wie Law Socie­ty Act.

Po doko­na­niu wszyst­kich wyżej wymie­nio­nych czyn­no­ści, doku­ment może być przed­sta­wio­ny do „lega­li­za­cji” w pol­skim kon­su­la­cie lub amba­sa­dzie. Czy ta ostat­nia czyn­ność może być doko­na­na oso­bi­ście czy – ze wzglę­du na ogra­ni­cze­nia zwią­za­ne panu­ją­cą epi­de­mią – musi być doko­na­na dro­gą kore­spon­den­cyj­ną, nale­ży dowie­dzieć się bez­po­śred­nio w tej placówce.

Janusz Puzniak
Bar­ri­ster and Solicitor
905–890-2112
416–999-3023